Na samym początku własnego biznesu chodzi po prostu o czyste przetrwanie. No, ewentualnie jeszcze o wybór koloru mopów do podłogi, zamawianie papieru do drukarki, ustalanie dostaw kawy i negocjacje z dostawcą wody w baniakach. Człowiek nie ma wtedy głowy do małych decyzji o długofalowych skutkach, takich jak chociażby konfiguracja skrzynki pocztowej.
Zakładasz więc na szybko konto na darmowym portalu, drukujesz ten adres na pierwszej partii ulotek oraz wizytówek i po prostu bierzesz się do roboty. Mijają miesiące, interes nabiera tempa, aż tu nagle dociera do ciebie, że firmowa furgonetka – cała oklejona folią i z dumnym napisem janusz_wykonczenia_88@wp.pl – wygląda potwornie obciachowo.
Wiadomo przecież, że klienci wyrabiają sobie zdanie o nas na podstawie kompletnie irracjonalnych drobnostek. Wysyłasz kosztorys opiewający na kilkadziesiąt tysięcy złotych z adresu, który kojarzy się z zakładaniem konta w kafejce internetowej w 2004 roku, co automatycznie budzi podświadomą nieufność. Przejście na własną domenę ucina takie problemy przy samym korzeniu. Dobrze skonfigurowana poczta firmowa daje ci adres z końcówką twojej własnej strony internetowej. Wrzuca cię to natychmiast do szufladki z profesjonalistami, pokazując, że traktujesz swoją działalność poważnie. Do tego dochodzi wygoda związana z ustawieniem tak zwanego adresu catch-all. Nawet jeśli zmęczony po nocnej zmianie klient pomyli się i wyśle zamówienie na biuro@twojafirma.pl zamiast kontakt@twojafirma.pl, wiadomość i tak wpadnie do twojej głównej skrzynki. Pozwala to wyeliminować stres z powodu jednej literówki, utraconych zleceń, wkurzonych kontrahentów czy denerwujących nieporozumień z fakturami.
Złapanie wirusa z załącznika to jedna z tych rzeczy, o których myślimy, że przytrafiają się wyłącznie wielkim bankom w filmach akcji. Prawda na ziemi wygląda znacznie bardziej brutalnie. Cyberprzestępcy uwielbiają masowo uderzać w małe firmy, bo wiedzą, że nikt nie ma tam czasu na skomplikowane audyty systemów. Zwykły, zmęczony człowiek pod koniec zmiany klika w link udający e-fakturę za prąd – i nagle cała firmowa książka adresowa, skany umów, poufne dane pracowników oraz numery PESEL klientów lądują na jakimś wschodnioeuropejskim forum hakerskim.
Bezpieczne rozwiązania mailowe oparte na wbudowanym szyfrowaniu end-to-end ucinają takie zagrożenia, zanim w ogóle zdążą się rozwinąć. Wiadomość opuszcza twój telefon lub komputer jako nieczytelny ciąg znaków, a odszyfrowywana jest dopiero na fizycznym urządzeniu odbiorcy. Działa to w modelu, w którym nawet sam dostawca usługi nie ma najmniejszej możliwości zajrzenia do środka twoich rozmów z dostawcami. W kontekście wciąż zaostrzających się przepisów RODO, posiadanie infrastruktury chronionej restrykcyjnym europejskim prawem zdejmuje z barków ogromny ciężar.
Unikasz w ten sposób absurdalnych kar, wizyt smutnych panów z urzędu, konieczności zgłaszania wycieków do odpowiednich organów i bolesnego tłumaczenia się przed kontrahentami.
Z biegiem czasu zespół pewnie zacznie rosnąć. Przekazywanie nowym stażystom haseł do jednego, wspólnego konta mailowego zapisanego na żółtej karteczce przyklejonej do monitora to proszenie się o katastrofę. Mając podpięty centralny panel administratora, w kilka sekund tworzysz pracownikowi własny profil z ograniczonymi uprawnieniami. Połączenie skrzynki z bezpiecznymi kalendarzami pozwala dodatkowo rzucić okiem na dostępność współpracowników przed zaplanowaniem spotkania w terenie. Klienci mogą też sami rezerwować terminy spotkań w oparciu o wolne okienka na bieżąco, co oszczędza ci godzin wiszenia na telefonie.
Zawsze znajdzie się jakaś wymówka, żeby odłożyć migrację cyfrową na bliżej nieokreślone „po sezonie”. Najczęściej boimy się samego procesu przenoszenia danych, błędnie zakładając, że oznacza to tydzień paraliżu całego biura. Dzisiaj wbudowane mechanizmy importu potrafią zassać gigabajty starych wiadomości, utworzonych etykiet, wypracowanych kontaktów czy kalendarzy ze starego serwera w kilkanaście minut. Jeśli ktoś w zespole jest mocno przyzwyczajony do pracy na programach takich jak Outlook, Thunderbird, Apple Mail albo na standardowych aplikacjach mobilnych w telefonie, odpowiednie mostki systemowe zepną wszystko w całość bez narzucania nowych nawyków. Filtry zaczną w tle wycinać podejrzany spam, a ty będziesz mógł po prostu odpisać na zapytanie o nową wycenę bez konieczności przedzierania się rano przez tuzin maili z ofertami fotowoltaiki.